Cómo cumplir con el RGPD en alquiler vacacional: Pasos para gestionar correctamente los datos de los huéspedes según la normativa europea

Cumplir con el RGPD en alquiler vacacional no es opcional ni una moda pasajera. Es una obligación legal que, bien aplicada, se convierte en ventaja competitiva: más confianza, menos riesgos y procesos mejor organizados. En este artículo te guiamos paso a paso para gestionar correctamente los datos de tus huéspedes, desde la reserva hasta el check-out, con foco en la realidad del sector y ejemplos prácticos.

Por qué el RGPD importa (mucho) en el alquiler vacacional

El RGPD es la normativa europea que regula cómo tratas los datos personales. Afecta tanto a grandes gestoras como a propietarios individuales que operan uno o dos apartamentos. ¿Motivos para tomártelo en serio?

• Multas y sanciones: las autoridades pueden imponer sanciones relevantes si no cumples con la ley.
• Confianza del huésped: la seguridad y transparencia aumentan la conversión y las reseñas positivas.
• Eficiencia interna: buenos procesos de datos implican menos errores, menos duplicidades y menos «me mandas el DNI por WhatsApp» (spoiler: no vale).

Qué datos recoges y con qué base legal

Antes de nada, identifica qué datos recopilas y por qué. Las bases jurídicas más habituales en alquiler vacacional son:

• Ejecución de un contrato: datos necesarios para gestionar la reserva, el check-in, el pago, el acceso al alojamiento y el depósito. Ej.: nombre, apellidos, email, teléfono, fechas de estancia.
• Obligación legal: en España, el registro de viajeros (Orden INT/1922/2003) obliga a identificar huéspedes y remitir datos a Policía/Guardia Civil. Esto justifica la recopilación de datos de identidad.
• Interés legítimo: prevención de fraude o daños, gestión de incidencias o reclamaciones. Debes realizar una evaluación de interés legítimo y respetar el equilibrio con los derechos del huésped.
• Consentimiento: solo para finalidades no necesarias, como marketing (newsletter, promociones) o determinadas cookies. Debe ser libre, informado y revocable.

Regla de oro: minimización de datos. Solicita solo lo estrictamente necesario. No eres la CIA; no necesitas saber el segundo apellido del perro del huésped.

Transparencia: aviso de privacidad claro y accesible

En el momento de la reserva (web propia, formulario o PMS), facilita un aviso de privacidad que informe de forma comprensible sobre:

• Quién es el responsable del tratamiento (tu empresa o tú como propietario) y cómo contactarte.
• Finalidades de uso de datos y su base legal.
• Destinatarios (por ejemplo, fuerzas y cuerpos de seguridad para registro de viajeros, tu gestoría, pasarela de pago).
• Transferencias internacionales, si usas proveedores fuera del EEE.
• Plazos de conservación.
• Derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad) y cómo ejercerlos.

Incluye enlace al aviso de privacidad en el motor de reservas, la web y los emails de confirmación. Si trabajas con OTAs (Airbnb, Booking, etc.), no te exime de tu propia obligación de transparencia.

Marketing y cookies: consentimiento bien gestionado

Para enviar comunicaciones comerciales que no sean estrictamente necesarias para la estancia, necesitas consentimiento. Buenas prácticas:

• Casilla de suscripción no pre-marcada en el proceso de reserva o check-in.
• Registro de consentimientos (quién, cuándo, cómo).
• Opción clara de opt-out en cada email.

En tu web, implementa un banner de cookies que permita al usuario aceptar, rechazar o configurar categorías (analítica, marketing, etc.) y un registro de consentimiento. Evita los “muros de cookies” y la confusión. Sí, Google Analytics y el píxel publicitario también cuentan.

Encargados del tratamiento: contratos y control

Seguramente trabajas con herramientas y proveedores que tratan datos por tu cuenta: PMS, channel manager, motor de reservas, pasarela de pagos, check-in online, gestoría, servicios de limpieza, mensajería de acceso (smart locks), etc. Son encargados del tratamiento y debes formalizar un contrato de encargo (DPA) que cubra:

• Finalidad, tipo de datos y duración del tratamiento.
• Medidas de seguridad.
• Subencargados y transferencias.
• Asistencia en ejercicio de derechos y gestión de brechas.
• Devolución o eliminación de datos al finalizar el servicio.

Audita periódicamente a tus proveedores críticos y prioriza soluciones con servidores en la UE o adheridas a marcos válidos (como el EU–US Data Privacy Framework) o con Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs).

Seguridad y almacenamiento: medidas prácticas que funcionan

• Acceso limitado: solo el personal que lo necesita ve los datos. Perfiles por roles en PMS y documentación.
• Cifrado y contraseñas seguras: cifrado de discos, contraseñas robustas, 2FA activado. Pegar la clave en un post-it en el monitor no es “cifrado avanzado”.
• Evita canales inseguros: no pidas ni guardes documentos por WhatsApp o en fotos dispersas. Usa el PMS o un portal seguro de check-in.
• Documentación en papel: si aún gestionas partes de viajeros en papel, guarda bajo llave y destruye con destructora certificada cuando toque.
• Registro de accesos y auditoría periódica.
• Copia de seguridad cifrada y política de recuperación ante desastres.

Plazos de conservación: cuánto tiempo guardar cada dato

Define un cuadro de conservación sencillo:

• Datos de reserva (identificativos y de contacto): mientras dure la relación contractual y hasta la prescripción de responsabilidades (p. ej., reclamaciones). En España, documentación fiscal puede requerir 4 años (Ley General Tributaria) y el Código de Comercio recomienda mantener documentación contable 6 años.
• Registro de viajeros: los “partes de entrada” deben conservarse durante 3 años para su puesta a disposición de las autoridades.
• Copias de documentos de identidad: elimina tras completar la verificación obligatoria, salvo que exista base legal clara para conservar (normalmente, no la hay).
• Marketing: conserva mientras el consentimiento esté vigente y se mantenga interacción; depura inactivos.

Implementa eliminación automática o semiautomática en tu PMS y revisiones trimestrales.

Derechos de los huéspedes: procesos rápidos y trazables

Debes responder a solicitudes de acceso, rectificación, supresión (“derecho al olvido”), oposición, limitación o portabilidad en un mes. Recomendaciones:

• Canal único: dirección de email o formulario específico.
• Verificación de identidad proporcional.
• Procedimientos internos documentados y registro de solicitudes.

Brechas de seguridad: qué hacer si algo sale mal

Si sufres una brecha de seguridad (acceso no autorizado, pérdida, ransomware…), evalúa el riesgo. Si puede afectar a los derechos y libertades de las personas, notifica a la autoridad en 72 horas y, si es alto, a los afectados. Ten un plan: contención, análisis, mitigación, comunicación y mejora.

Cámaras y domótica: dónde está la línea roja

Las cámaras no pueden grabar zonas privadas del alojamiento (interior de la vivienda). Solo podrían enfocarse a zonas comunes del edificio si eres el responsable y cumples la normativa de videovigilancia (señalización, registro, plazos). Grabar el salón “por seguridad” no es seguridad: es un problema legal en mayúsculas.

Transferencias internacionales y herramientas cloud

Si usas proveedores fuera del EEE, asegúrate de contar con garantías adecuadas (EU–US Data Privacy Framework, SCCs y evaluación de transferencias). Documenta las decisiones y ofrece esta información en tu aviso de privacidad.

Pasos prácticos para cumplir: checklist accionable

1. Mapea tus datos: qué recoges, de quién, dónde se almacenan, quién accede y por qué.
2. Define bases legales para cada finalidad (contrato, obligación legal, interés legítimo, consentimiento).
3. Redacta/actualiza el aviso de privacidad y enlázalo en web, motor de reservas y emails.
4. Firma DPAs con PMS, channel manager, pasarelas, check-in online, gestoría, etc.
5. Configura seguridad: 2FA, roles de acceso, cifrado, copias de seguridad.
6. Habilita un sistema de check-in seguro y elimina copias de IDs tras la verificación.
7. Diseña tu cuadro de conservación con automatismos de borrado.
8. Prepara procedimientos para derechos de los huéspedes y brechas de seguridad.
9. Implementa consentimiento para marketing y un banner de cookies conforme.
10. Forma al equipo y revisa el cumplimiento cada 6–12 meses.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

• Pedir más datos de los necesarios: minimiza y justifica cada dato.
• Guardar DNIs indefinidamente: verifica y elimina tras el registro legal.
• Compartir datos por WhatsApp o notas sueltas: usa canales y herramientas seguras.
• No informar al huésped: la transparencia evita conflictos y quejas.
• Olvidar a los proveedores: sin DPA, tu cadena de cumplimiento se rompe.
• Cookies sin consentimiento válido: configura un CMP y audita tu web.
• Un solo usuario para todo el equipo: crea usuarios individuales y controla accesos.

Casos prácticos rápidos

Reserva vía OTA y check-in presencial

Base legal contrato + obligación legal para el registro de viajeros. Pide datos mínimos al llegar, verifica identidad, remite el parte telemático y no conserves la copia del documento si no es imprescindible.

Web propia con newsletter

Motor de reservas con aviso de privacidad y casilla de consentimiento para newsletter no pre-marcada. Banner de cookies con opciones. Registros de consentimiento almacenados en tu CRM.

Gestión de llaves inteligentes

Proveedor de smart locks con DPA, accesos por roles, registro de accesos, caducidad de códigos tras el check-out y cifrado de comunicaciones.

Cómo lo hacemos en DomusHome

En DomusHome entendemos que el cumplimiento no puede frenar las reservas. Por eso integramos RGPD en los procesos del día a día: desde el check-in online seguro hasta contratos de encargo con nuestros proveedores clave. Documentamos bases legales, reducimos datos al mínimo, activamos 2FA en todas las herramientas y aplicamos un cuadro de conservación realista. Además, formamos al equipo y revisamos accesos cada trimestre. ¿El objetivo? Huéspedes tranquilos y operaciones ágiles. Sí, también evitamos el “mándame el DNI por WhatsApp”.

FAQ rápidas

¿Puedo pedir el DNI y guardarlo en PDF?

Puedes verificar identidad y remitir el parte de viajeros por obligación legal. Guardar una copia del documento no suele ser necesario; elimínala tras cumplir la verificación, salvo que exista una exigencia clara y documentada.

¿Qué hay de las reservas con menores?

Identifica al titular de la reserva y recoge solo lo necesario para el registro de viajeros. Evita recopilar datos de menores salvo que la legislación lo exija para su identificación en el parte.

¿Necesito un DPO?

La mayoría de pequeños operadores no necesitan Delegado de Protección de Datos. Si tratas datos a gran escala o realizas observación sistemática, valora designarlo. En cualquier caso, ten un responsable interno de privacidad.

¿Puedo usar cámaras dentro del alojamiento?

No. Es una intromisión ilegítima en la intimidad del huésped. Considera alternativas: sensores de ruido no intrusivos y políticas claras de convivencia.

¿Y si uso herramientas de EE. UU.?

Verifica su adhesión al EU–US Data Privacy Framework o firma SCCs. Evalúa riesgos y refleja la transferencia en tu aviso de privacidad.

Plantillas y documentación mínima que deberías tener

• Aviso de privacidad actualizado.
• Registro de actividades de tratamiento (RAT).
• Contratos de encargo con proveedores.
• Política de conservación y procedimiento de borrado.
• Procedimiento de ejercicio de derechos y de gestión de brechas.
• Política de cookies y configuración de CMP.
• Formación interna con evidencias (asistencia, contenidos).

Tu hoja de ruta a partir de hoy

Empieza por lo básico: transparencia, minimización y seguridad. Prioriza el DPA con tus proveedores, automatiza eliminaciones y crea un canal único para derechos de los huéspedes. Si te faltan manos o tiempo, busca apoyo especializado.

Mensaje final: el RGPD no es un freno a tus reservas, es un acelerador de confianza. Da el primer paso hoy. Y si quieres, en DomusHome podemos revisar tu flujo de datos, ayudarte a cerrar gaps y transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva real.

Nota: este contenido tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Consulta con un profesional para tu caso concreto.